Ada empat hal yang perlu diperhatikan menjelang seminar dan sesudah seminar :
- Persiapan peserta untuk presentasi/penyajian;
- Persiapan dan pelaksanaan seminar oleh panitia penyelenggara;
- Revisi laporan proyek perubahan setelah di seminarkan;
- Tindak lanjut proyek perubahan setelah peserta kembali ke unit kerja masing-masing.
TUJUAN SEMINAR LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
- Proses pendalaman materi dengan melakukan komunikasi, interaksi dengan penguji terorganisir dalam bentuk diskusi, tukar menukar pengalaman, informasi, saling memperkaya gagasan, ide-ide konsep, prinsip-prinsip serta alternatif-alternatif solusi pemecahan masalah dalam bentuk rencana kerja;
- Perbaikan atau penyempurnaan proyek perubahan dengan cara memberi kesempatan masukan dari penguji. Penguji diharapkan memberi masukan terutama aspek substansi atau hal-hal sehubungan dengan muatan teknik substantif lembaga diantaranya tentang visi, misi, tujuan, sasaran serta program-program organisasi, kebijakan-kebijakan lembaga, identifikasi masalah yang aktual, menyangkut kepentingan publik sebagai pengguna jasa pelayanan lembaga peserta, serta alternatif solusi pemecahan isu sehingga memperkaya laporan hasil implementasi proyek perubahan peserta. Semua masukan-masukan tersebut bertujuan menyempurnakan proyek perubahan masing-masing peserta sehingga pada gilirannya dapat diaplikasikan dengan lebih mudah diunit kerjanya;
- Tujuan seminar II (Laboratorium Kepemimpinan) adalah mengevaluasi dan menilai hasil presentasi peserta diklat dalam mengelola dan melaksanakan proyek perubahan selama masa laboratorium kepemimpinan.
TEKNIK PRESENTASI
Untuk mempresentasikan Laporan Proyek Perubahan secara maksimal, peserta Diklatpim perlu didukung oleh pengetahuan dan keterampilan teknik presentasi/penyajian. Oleh karena itu, peserta perlu memantapkan kembali pengetahuan dan keterampilannya dengan cara membaca buku atau artikel yang terkait dengan pengetahuan dan teknik presentasi.
Presentasi merupakan bagian komunikasi. Dalam proses komunikasi terdapat beberapa unsur penting yaitu inti (content) yang dikomunikasikan, metode dan media (alat bantu). Semua komponen ini saling terkait dalam menghasilkan suatu presentasi yang optimal dan efektif.
Oleh karena itu untuk mengoptimalkan kualitas presentasi peserta Diklatpim perlu memperhatikan :
KOMPONEN DASAR
Dalam suatu presentasi, ada beberapa komponen dasar, yaitu:
Penyaji adalah peserta Diklatpim yang mendapat kesempatan untuk menyajikan Laporan
- Proyek Perubahannya;
- Coach;
- Mentor;
- Penguji;
- Penyelenggara.
PERSIAPAN PENYAJIAN
Persiapan bahan (inti/content) yang akan disajikan
Bahan yang akan disajikan diambil dari materi Proyek Perubahan sebaiknya berupa butir-butir (pointer) yang inti dan esensi yang menjadi garis besar Laporan Proyek Perubahan. Butir-butir tersebut meliputi: capaian dalam roadmap/milestones, analisis pemangku kepentingan, dan strategi komunikasi. Penekanan hendaknya diberikan pada capaian-capaian yang telah diperoleh selama Laboratorium Kepemimpinan;
Persiapan media (alat bantu)
Peserta Diklatpim dapat menggunakan power point presentation, sehingga dibutuhkan laptop/komputer dengan alat bantu LCD (Liquid Crystal Display) Projector. Penggunaan LCD dengan laptop/notebook harus benar-benar dipersiapkan dan dicoba dahulu sebelum seminar. Jika diperlukan bisa juga menggunakan media papan tulis (white board) jika peserta ingin menambah penjelasan dengan menulis pada white board.
STRATEGI PRESENTASI
Agar presentasi efektif dan komunikatif:
- Optimalkan penggunaan waktu (hanya 20 menit);
- Usahakan audience memperhatikan penyajian;
- Utamakan disajikan yang inti dan esensinya saja;
- Kurangi tambahan penjelasan yang tidak penting.
SIKAP PADA SAAT PRESENTASI
- Selalu menghadap kepada audience hanya sesekali melihat layar. Tidak membelakangi audience;
- Percaya diri;
- Nada suara jangan monoton usahakan bervariasi;
- Usahakan tidak tegang, harus nampak biasa saja;
- Menggunakan pakaian yang rapih, tidak terlihat kusut;
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar;
- Sesekali boleh humor yang santun.
MEKANISME SEMINAR
Waktu Seminar : Penyajian 20 menit | Penguji dan mentor/audience, coach 25 menit | Jumlah 45 menit
PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN SEMINAR
Persiapan seminar oleh penyelenggara
- Pembagian kelompok seminar;
- Penyusunan jadwal seminar, ruang seminar dan penentuan penguji;
- Penyediaan alat bantu disesuaikan dengan metode yang akan digunakan peserta.
PELAKSANAAN SEMINAR
- Sebelum mulai seminar, sebaiknya coach, penguji, dan mentor mengadakan pertemuan untuk menyamakan persepsi;
- Pelaksanaan seminar semua kelompok dilakukan sesuai jadwal seminar;
Pada awal pelaksanaan seminar sebaiknya ada penjelasan tentang tujuan dan mekanisme seminar oleh moderator; - Selesai penyajian, kesempatan pertama diberikan kepada mentor dan diberi waktu 10 menit kemudian direspon oleh penyaji;
- Selesai mentor, moderator memberi kesempatan kepada penguji, waktunya 10 menit termasuk respon penyaji;
- Terakhir moderator menyimpulkan kegiatan seminar selama 5 menit;
- Setelah selesai seminar baik penguji, mentor, maupun coach menyerahkan hasil penilaian kepada panitia penyelenggara;
- Semua peserta wajib memperbaiki Laporan Proyek Perubahannya dan harus diserahkan kepada penyelenggara sebelum penutupan;
- Semua peserta wajib menyerahkan softcopy Laporan Proyek Perubahan ke panitia penyelenggara.
