PENGERTIAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
Tahap melakukan, memimpin dengan melibatkan stakeholders internal dan eksternal dan resource yang ada (dana, SDM, informasi, jejaring dan sebagainya) dalam implementasi Proyek Perubahan yang telah dirancang.
TUJUAN
- Tahap membangun kualitas implementasi rancangan perubahan;
- Tahap kepatuhan terhadap etika birokrasi;
- Menerapkan hasil analisis stakeholder untuk mobilisasi mereka dalam melaksanakan proyek perubahan tersebut;
- Ketangguhan dalam melaksanakan rencana perubahan.
KRITERIA
- Perubahan yang dilakukan merupakan gagasan yang orisinil (baru). Peserta diharapkan menemukan gagasan baru dalam proyek perubahan yang akan dilaksanakan;
- Perubahan yang dilakukan bermanfaat bagi pemangku kepentingan/pengguna. Proyek perubahan yang disusun dan dilaksanakan peserta diharapkan mampu memberikan manfaat tidak hanya bagi organisasi peserta tetapi juga mampu memberikan manfaat bagi pemangku kepentingan;
- Keterkaitan antara perubahan dengan hasil yang diharapkan tergambar dengan jelas. Kriteria proyek perubahan yang baik berikutnya adalah apabila terdapat keterkaitan yang jelas antara perubahan yang akan dilaksanakan dengan hasil yang akan dicapai;
- Tahapan perubahan tergambar dengan jelas. Proyek perubahan harus dapat menggambarkan dengan jelas tahapan-tahapan (milestone) yang akan dilalui;
- Semua pemangku kepentingan baik yang pro maupun kontra terhadap perubahan tergambar dengan jelas. Proyek perubahan harus menggambarkan semua pemangku kepentingan yang terkait.
TUGAS PESERTA DIKLAT
- Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam Rancangan Proyek Perubahan (project charter) dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
- Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach;
- Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan progress implementasi proyek perubahan kepada coach minimal dua minggu sekali;
- Mengacu rumusan milestones dalam project charter sebagai dasar pencapaian target perubahan;
- Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan eksternal) dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan;
- Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam proses implementasi proyek perubahan;
- Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari proses penyusunan project charter sampai dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan. Deskripsi dan analisis terhadap critical succes factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul selama tahapan ini juga merupakan bagian penting yang harus tercakup dalam laporan ini;
- Menyerahkan Draft Laporan Proyek Perubahan sehari sebelum seminar Laporan Proyek Perubahan (3 Rangkap).
PEMBIMBINGAN
Pembimbingan proyek perubahan dilakukan dengan kelompoknya masing-masing. Setiap kelompok akan dibimbing oleh seorang coach. Bimbingan yang terjadwal dilakukan sebanyak 36 jam pelatihan. 9 JP di Tahap I yaitu tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan, 9 JP di Tahap III yaitu Merancang Perubahan dan Membangun Tim, dan 18 JP di Tahap V yaitu tahap Evaluasi.
Di luar jadwal yang telah terstruktur, konsultasi dapat dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan antara peserta dengan coach. Bimbingan yang tidak terstruktur dapat dilakukan terbatas di lingkungan kampus, kecualidi asrama.
Pada tahap III, yaitu tahap Merancang Proyek Perubahan dan Membangun Tim, para peserta menulis dan menyusun rancangan proyek perubahan secara individual. Penulisan proyek perubahan didasarkan pada hasil analisis yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya. Output yang dihasilkan dalam tahapan bimbingan penyusunan rancangan proyek perubahan adalah rancangan proyek perubahan yang siap untuk diseminarkan. Adapun output yang dihasilkan dari Tahap Laboratorium Kepemimpinan adalah Laporan Proyek Perubahan yang akan diseminarkan pada tahap V, yaitu Tahap Evaluasi
TUGAS TENAGA KEDIKLATAN
Mentor/Atasan Langsung
Dalam melaksanakan tugasnya selaku mentor, atasan langsung:
- Memberikan otorisasi kepada peserta untuk menyusun rencana proyek perubahan serta bertindak sebagai pembimbing dan pengawas berdasar sikap profesionalisme;
- Mempelajari dan mendalami rencana proyek perubahan peserta Diklat;
- Menyetujui, memberi dukungan dan masukan penyempurnaan terhadap rencana dan implementasi proyek perubahan peserta Diklat;
- Berperan sebagai pembimbing, inspirator dan memastikan rencana dan implementasi perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja organisasi;
- Memonitor proses pelaksanaan tahap Membangun Komitmen Bersama dan kendala yang muncul selama proses implementasi berlangsung;
- Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam melaksanakan kegiatan selama tahap Membangun Komitmen Bersamadan Laboratorium Kepemimpinan;
Coach/Pembimbing
Dalam menjalankan tugasnya, Coach/Pembimbing melakukan pembimbingan kepada peserta Diklat yang menjadi tanggungjawabnya secara jarak jauh dengan menggunakan teknologi informasi (mailing list, telepon, sms, facebook, whatssapp, dan lain-lain).
Dalam pembimbingan tersebut, Coach/Pembimbing:
- Memastikan kemampuan peserta Diklat dan memonitoring dalam mengaplikasikan esensi setiap mata Diklat pada Tahap Identifikasi Perubahan Organisasi;
- Memastikan peserta telah menetapkan area perubahan yang akan menjadi rencana proyek perubahan dan memberikan feedback terhadap laporan implementasi proyek perubahan yang dilaksanakan;
- Melakukan monitoring terhadap peserta dalam mengkomunikasikan rencana proyek perubahannya kepada atasan langsungnya dan stakeholder terkait jika diperlukan dan mengintervensi bila peserta mengalami kendala;
- Melakukan komunikasi dengan mentor/atasan langsung peserta mengenai kegiatan peserta Diklat selama tahap Membangun Komitmen Bersama dan laboratorium kepemimpinan;
- Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap proses yang dilaporkan oleh peserta bimbingan;
- Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan-permasalahan;
- Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara.
FORM KESEPAKATAN AREA PERUBAHAN
