Program Benchmarking merupakan bagian integral dari program Diklatpim Tk. IV. Kegiatan Benchmarking ini merupakan proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses perencanaan operasional terbaik pada level sesuai dengan jabatan strukturalnya, melalui proses pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata dalam praktik-praktik yang lebih baik dan mengarah pada proses perubahan/inovasi sehingga menghasilkan kinerja kompetitif unggulan.
Dengan demikian peserta akan menjadi peka terhadap lingkungan dan memiliki ketajaman serta kemampuan melakukan identifikasi, analisis menyusun lesson learn dari best practice kemudian mengadopsi, sehingga mampu mengadaptasi best practice untuk mengawal perubahan pengembangan pada organisasinya.
Oleh karena itu, hasil laporan Benchmarking ke Best Practice dari peserta dituangkan dalam suatu laporan secara individu dalam kelompok ”Group Decision Making”.
TUJUAN DAN SASARAN
Tujuan
- Menentukan kunci atau rahasia sukses program kegiatan inovasi/perubahan dari organisasi yang paling diunggulkan;
- Mendukung pencapaian tujuan program Diklatpim Tingkat IV, khususnya kegiatan Benchmarking ke Best Practice;
- Mengkondisikan lesson learn dari Best practice.
Sasaran
- Para peserta diharapkan mampu;
- Mengadopsi dan mengadaptasi Best Practice bidang pengelolaan kegiatan yang dijalankan proyek perubahannya;
- Mengawal perubahan budaya organisasi perbaikan kinerja dan peningkatan kualitas sumber daya manusia di lingkungan organisasinya.
HASIL BENCHMARKING
Suatu telaahan dari peserta Benchmarking tentang organisasi atau lembaga yang memiliki Best Practice dalam bidang kegiatan yang dijadikan area proyek perubahannya, meliputi:
- Laporan Benchmarking Perseorangan
Berupa catatan yang berisi analisis perseorangan selama proses pencarian data di lokus. - Laporan Benchmarking
Laporan Benchmarking diskusikan dan dilakukan ekspose dalam kelompok kegiatan :
- Satu kelas terbagi menjadi dua atau 3 kelompok;
- Masing-masing kelompok terdiri dari 10-15 peserta diklat;
- Masing-masing kelompok mempersiapkan segala sesuatu yang menunjang pemaparan;
- Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil Benchmarking;
- Mencatat masukan dan perbaikan dari narasumber;
- Merevisi hasil Benchmarking.
OBYEK BENCHMARKING
Sesuai dengan kebutuhan kegiatan Benchmarking ke Best Practice, maka obyek area adalah organisasi / lembaga yang dinilai berhasil dalam melaksanakan proses perubahan secara baik dan berkesinambungan, mempunyai kegiatan yang dilaksanakan dengan baik menghasilkan kinerja unggulan dalam meningkatkan atau mengembangkan organisasinya.
TAHAPAN BENCHMARKING
- Tentukan apa yang akan Di Benchmarking :
Identifikasi
Memandang Organisasi;
Kenali dan survey organisasi;
Metode penyelidikan;
Faktor-faktor kritis dan pemecahannya; - Identifikasi Mitra Benchmarking
Bandingkan organisasi sendiri dengan organisasi yang akan di Benchmarking;
Lakukan penelitian untuk menemukan organisasi yang berpraktek terbaik (Best Practice). - Pengumpulan Informasi
Susun daftar pertanyaan;
Kumpulkan informasi dari pasangan organisasi;
Informasi dari sumber lain;
Dokumentasi ;
Check dan uji kebenaran. - Analisis
Pengolahan data dan informasi;
Pengendalian kualitas informasi;
Koreksi terhadap unsur yang di benchmarking;
Identifikasi perbedaan;
Manfaatkan analisis. - Implementasi
Perhatikan implementasi;
Gabungkan dengan rencana;
Siapkan rencana perubahan;
Implementasi rencana.
INFORMASI/ DATA
- Sumber informasi/data :
Para pejabat yang berwenang di tempat yang dikunjungi;
Dokumen-dokumen yang dibutuhkan sesuai dengan area perubahan yang dikehendaki. - Pengumpulan informasi/data :
Ceramah/Sambutan Walikota/Bupati dan pejabat lain;
Mengumpulkan data sesuai kebutuhan masing-masing peserta;
Mengadakan diskusi/wawancara dengan pejabat yang membidangi atau menguasai permasalahan;
Observasi/pengamatan langsung;
Penelaahan bahan-bahan tertulis dan visual.
EVALUASI
Selama Benchmarking ke Best Practice, pemimpin rombongan, pembimbing materi dan penyelenggara lainnya memberikan penilaian terhadap peserta Diklatpim Tingkat IV yang meliputi 2 unsur, yaitu unsur akademis dan unsure sikap perilaku dengan aspek sebagai berikut :
- Unsur akademis
Kemampuan mengidentifikasi masalah;
Kemampuan menempatkan diri sebagai peserta diklat;
Kualitas hasil pemikiran;
Teknik menyampaikan pertanyaan dan jawaban;
Kemampuan mengakomodasi. - Unsur sikap perilaku
Integritas;
Etika;
Kedisiplinan;
Kerjasama;
Prakarsa.
TATA TERTIB
- Para peserta diwajibkan mengikuti seluruh kegiatan yang telah dijadwalkan;
- Para peserta diwajibkan ikut aktif membantu kelancaran pelaksanaan Benchmarking;
- Para peserta diwajibkan menjaga dan memelihara citra Diklatpim Tingkat IV Pusdiklat Kementerian Dalam Negeri Regional Bandung;
- Pakaian : Pada waktu penerimaan di Pemerintah Daerah, memakai pakaian lengan panjang putih, celana warna gelap (tidak memakai bahan jeans), dengan atribut lengkap jas peserta, sedangkan pada waktu kegiatan diskusi kelompok memakai baju batik dan rapi (tidak memakai sandal);
- Jadwal kegiatan Benchmarking wajib dijadikan panduan dalam kegiatan peserta.
- Para peserta diwajibkan menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi yang ada, baik yang diatur oleh penyelenggara maupun oleh Pemerintah;
- Membawa perlengkapan pribadi sesuai dengan kebutuhan peserta masing-masing.
